Hvis du har et ønske om å levere inn en byggesøknad uten feil og mangler, men synes det virker som en umulighet, er du ikke alene. I 2024 hadde rundt 26.000 byggesøknader mangler, og andelen byggesøknader med mangler har ligget på et høy nivå siden 2015. Både private tiltakshavere og profesjonelle søkere sliter med å levere inn søknader som regnes som komplette, selv når de gjør sitt beste for å få med alt av nødvendig informasjon.

For å hjelpe deg på veien, skal vi i denne artikkelen se på hva som er de mest vanlige manglene i byggesaker, hvorfor de så ofte mangler og hva du kan gjøre for å unngå dem.

Hvilke mangler har byggesøknader?

Det finnes ikke noen offisiell, årlig statistikk på hvilke mangler byggesaker har, men det er de senere årene gjort flere undersøkelser av dette, blant annet av Direktoratet for byggkvalitet (DiBK). Undersøkelsene viser at byggesakene har et stort spekter av mangler, men at det særlig er tre hovedgrupper av mangler som går igjen:

• Mangler i dokumentasjonen av forholdet til plangrunnlaget og dispensasjoner

• Mangelfulle situasjonsplaner

• Mangelfulle tegninger

Til sammen står disse tre hovedgruppene for over 50 % av manglene i byggesøknadene. Vi skal derfor se nærmere på hver enkelt av dem, hva de består av og hvorfor sliter så mange med akkurat denne dokumentasjonen.

Mangel 1 - Forholdet til plangrunnlaget og dispensasjoner

Av alle dokumentasjonskravene i byggesaker, så er nok dette temaet det som omfatter aller mest og som er aller mest komplekst. Enkelt sagt, så skal søknaden inneholde informasjon om hvilket plangrunnlag som gjelder for tiltaket, hvorvidt tiltaket oppfyller alle kravene i arealplanen(e), og der tiltaket eventuelt ikke gjør det, må søknaden inneholde søknad om dispensasjon. Men, hvor vanskelig kan det egentlig være?

Dette hører kanskje ikke i seg selv så komplekst ut, men problemstillingene dukker med en gang opp det øyeblikket man skal begynne å lage dokumentasjonen til søknaden. For i hvilken grad skal man dokumentere at man faktisk oppfyller kravene i planen og hvordan skal man dokumentere det? Hva skal dokumentasjonen inneholde og hvilken form skal den ha? Og skal man dokumentere absolutt alle kravene i arealplanen?

For å svare på disse spørsmålene, er det egentlig et helt annet spørsmål man egentlig burde stille seg: Hva skal kommunen bruke dokumentasjonen til? For det er jo nettopp dette som avgjør hvilken dokumentasjonen kommunen egentlig trenger og hva den må inneholde.

I sin behandling av byggesøknaden, så skal kommunen faktisk gå inn og kontrollere og vurdere om tiltaket oppfyller alle de relevante kravene i arealplanen(e). Om noen av kravene ikke er oppfylt, må kommunen sjekke om det eventuelt er søkt om de nødvendige dispensasjonene. Det vil si at det ikke bare er opp til søkeren å vite om tiltaket oppfyller kravene i planen eller ikke, men at dette også er noe kommunen skal vurdere. Og for å kunne vurdere dette, er kommunen avhengig av en hel del informasjon, som dermed må være dokumentert i søknaden.

For å kunne vurdere om tiltaket oppfyller planenes krav til utnyttelse, må kommunen vite hvilke arealer som skal legges til grunn. For å vite om tiltaket oppfyller planenes krav til høyder, må tiltaket målsettes med de korrekte høydene. For å vite om tiltaket oppfyller planenes krav til terrenginngrep, må kommunen f.eks. ha informasjon om hvor det skal gjøres terrenginngrep og hvor store de skal være. For å vite om tiltaket oppfyller planens krav til overvannshåndtering, må kommunen f.eks. vite hvilke beregninger som er utført og hvilke overvannstiltak som skal gjennomføres. Og så videre, og så videre…

Siden det finnes et helt hav av forskjellige (lovlige) planbestemmelser, så finnes det også et helt hav av forskjellig dokumentasjon som kan være relevant for dette temaet. Det kan være tekstlige beskrivelser, beregninger, informasjon på kart og tegninger, og veldig mye mer.

Og siden ingen byggesaker har helt de samme forholdene (forskjellige tiltak, forskjellige eiendommer og forskjellige plangrunnlag), er det heller ikke mulig, hverken for kommunen eller sentrale myndigheter, å gi en komplett liste over hvilken dokumentasjon som må sendes inn på dette temaet. Det er det som gjør dette temaet så vanskelig og som gjør at så mange søknader har mangler knyttet til denne typen dokumentasjon!

Men frykt ikke, lengre nede får du tips til hvordan du nettopp bør gå frem for å dokumentere dette i søknaden!

Mangel 2 - Situasjonsplan

Situasjonsplanen er et kart der tiltaket er tegnet inn, og er noe som skal være med i absolutt alle byggesøknader. Utfordringene knyttet til denne dokumentasjonen er derfor ikke først og fremst om situasjonsplanen er sendt inn med søknaden eller ikke (selv om det også kan hende), men om den har den nødvendige kvaliteten og inneholder den nødvendige informasjonen. Så, hvorfor et det så mange mangler knyttet til dette?

Mye av det som etter byggesaksforskriften skal dokumenteres i en søknad kan vises på situasjonsplanen. Det finnes likevel ikke noen bestemmelse som sier konkret hva en situasjonsplan alltid skal inneholde og ikke, fordi det avhenger av tiltaket. Hva situasjonsplanen faktisk skal vise, blir derfor en vurdering som må gjøres for hver enkelt søknad. Og det igjen, gjør det vanskeligere å levere inn en komplett situasjonplan.

Igjen blir spørsmålet vi må stille oss: Hva skal kommunen med denne dokumentasjonen? For det er jo nettopp det som er avgjørende for hvilken kvalitet den må ha og hva den må inneholde.

En situasjonsplan har to hovedformål: Den skal tydelig dokumentere for ettertiden hva det faktisk er søkt om, og eventuelt gitt tillatelse til, og den skal inneholde informasjon som kommunen trenger for å vurdere om tiltaket er i tråd med krav i plan- og bygningsloven og arealplan.

Felles for alle situasjonsplaner gjelder det derfor at de må vise tiltakets nøyaktige plassering og utstrekning, for at dette skal være dokumentert for ettertiden. Men ut over det, kommer det helt an på hvilke krav som gjelder for tiltaket og hvilke av disse det er naturlig og relevant å dokumentere på situasjonsplanen.

Det kan f.eks. være avstand til nabogrensen, avstand til vei, avkjørsel, plassering av parkeringsplasser, avstand til ledninger i grunnen, høydeplassering av tiltaket, møneregning, fasadelengde, og mye mye mer.

Det er altså utrolig mye som kan dokumenteres på en situasjonsplan. Men det er bare informasjonen som skal brukes til noe i saksbehandlingen som er relevant.

Kravene som dokumenteres kan komme både direkte fra plan- og bygningsloven og fra arealplenen(e) som gjelder for eiendommen. Noen ganger kan derfor en mangel som gjelder f.eks. manglende målsettinger på en situasjonsplan, egentlig handle om at det er ikke er dokumentert i søknaden hvorvidt et krav i arealplanen er oppfylt (og situasjonsplanen er et relevant sted å gjøre det). Mangler ved situasjonsplanen er derfor i mange tilfeller nært knyttet opp til de manglene vi har sett på over.

Det er altså ikke mulig å lage en liste over alt som skal vises på situasjonsplanen for et hvert tiltak, fordi en slik liste vil enten bli for generell eller ha uendelig mange variasjoner og eventualiteter. Det handler i stedet om hvilke krav det er relevant og nødvendig å dokumentere på situasjonsplanen.

Mangel 3 - Tegninger

Tegninger av tiltaket skal være med i de aller, aller fleste søknader. Dette er ikke så vanskelig å forstå, og noe de aller fleste som skal levere inn en søknad vet. Likevel blir det stadig vekk bedt om nye tegninger, flere tegninger eller oppdaterte tegninger med mer informasjon i byggesaker. Hvorfor det?

På samme måte som for situasjonsplanen, så finnes det ikke noen bestemmelser som sier konkret hvilke tegninger som må sendes inn med en byggesøknad og hva de må inneholde (noe som kan oppleves som frustrerende), nettopp fordi det vil variere så mye fra tiltak til tiltak.

Det er rett og slett ikke mulig å lage en slik oversikt, så fremgangsmåten blir igjen å se på hva dokumentasjonen faktisk skal brukes til: Å dokumentere for ettertiden hva det faktisk er søkt om, og eventuelt gitt tillatelse til, og å gi kommunen den informasjonen den trenger for å vurdere om tiltaket er i tråd med plan- og bygningsloven og arealplaner.

Dokumentasjon for ettertiden av hva det er søkt om, og eventuelt gitt tillatelse til

For å dokumentere tiltaket for ettertiden, må det vises entydig hva tiltaket gjelder, inkludert størrelse, utforming, tiltenkt bruk osv. der dette er relevant. De tegningene og den tegningsinformasjonen som er nødvendig for å vise dette må dermed være en del av søknaden.

Tegningene må også være entydige, lesbare og forståelige, ikke bare når saksbehandler legger godviljen til eller legger til grunn annen informasjon fra søknaden. De må også være det for andre, som kanskje ikke har inngående kunnskap om tiltaket, både nå og i fremtiden.

Hvis noen andre går inn i byggesaken og ser på tegningene om 10 eller 20 år, for å finne ut hva som er godkjent, så skal de ikke måtte gjette seg frem eller lese gjennom andre dokumenter for å få med seg den nødvendige informasjonen. Dette er det nok ikke så mange som tenker over når de lager søknadstegninger. Men det er noe av det saksbehandler skal sikre og det kan være grunnlaget for en del mangler i byggesaker.

Informasjon kommunen trenger for å vurdere om tiltaket er i tråd med plan- og bygningsloven og arealplaner

Mange av kravene man finner i plan- og bygningsloven og i arealplaner er rett og slett mest naturlig eller hensiktsmessig å vise at/hvordan man oppfyller via tegning. Dette gjelder f.eks. krav til utforming og visuelle kvaliteter, men også krav til høyder, avstander, utstrekning, bruk osv.

Siden det finnes tilnærmet uendelig mange forskjellige krav som kan stilles til tiltak, spesielt gjennom arealplaner, vil det også variere veldig hvordan disse best dokumenteres på tegninger.

Det vil derfor ikke være uhørt om det i en byggesak dukker opp et tegningskrav man aldri har vært borti før. Det vil ikke en gang være spesielt rart.

Slik unngår du disse manglene

Én ting er på peke på disse manglene og hvorfor de er så vanlige. Men det hjelper ikke så mye om du ikke samtidig får hjelp til hvordan du kan unngå dem i søknaden din. Her er derfor tre nyttige strategier som kan hjelpe deg på veien mot en komplett søknad.

1. Se på søknaden fra saksbehandlers perspektiv

Gå gjennom alle de forskjellige relevante kravene i reguleringsplanen (og de relevante kravene i plan- og bygningsloven) og tenk gjennom hva du selv må se på/sjekke ut for å finne ut om tiltaket tilfredsstiller kravet. Den samme informasjonen må saksbehandler ha tilgang til, på en oversiktlig måte, i søknaden.

Tenk på situasjonsplan, tegninger, skriftlige beskrivelser og beregninger som verktøy for å dokumentere dette, og tenk gjennom hva som er den enkleste og mest oversiktlige måten å vise det på.

2. Tenk gjennom hvilken kart- og tegningsdokumentasjon som vil være nødvendig i fremtiden

Hvilken kart- og tegningsdokumentasjon ville du selv trengt om du 10 eller 20 år frem i tid hadde kjøpt denne eiendommen/bygningen og skulle finne ut hva som faktisk var godkjent, for så bruke dokumentasjonen som grunnlag for et nytt tiltak? Den dokumentasjonen er nødvendig for å dokumentere tiltaket for ettertiden og må derfor med i søknaden!

Det kan også være lurt å tenke på hva dokumentasjonen bør vise, dersom det skulle oppstå en konflikt i prosjektet. Det kan f.eks. være at en nabo eller kommunen underveis i byggeprosessen stiller spørsmål ved om tiltaket faktisk gjennomføres slik det er godkjent. Hvilken dokumentasjon må ligge til grunn for søknaden for at en slik konflikt skal være enkel å løse opp i (og uten at du ender med å måtte endre på tiltaket)?

3. Tenk på lesbarheten av kart og tegninger

Noen ganger er det så mye informasjon som skal med, at særlig situasjonplanen blir vanskelig å orientere seg i og blir nesten uleselig for den som skal vurdere den eller finne informasjon på den i ettertid. Da kan det være nødvendig å dele informasjonen ut over flere planer, slik som en utomhusplan, avkjørselsplan osv.

Plassering av målsettinger, visning av materialbruk, visning av vegetasjon osv. kan gjøres på mange forskjellige måter. Formålet med byggesakstegninger er ikke først og fremst at de skal se fine ut eller at de skal inneholde mest mulig informasjon. De skal først og fremst være enkle å forstå og inneholde den relevante informasjonen.

Er du klar til å lage søknaden din?

Nå vet du hva som er de vanligste feilene og manglene byggesaker, hvorfor de dukker opp i så mange saker og hva du kan gjøre for å unngå dem i søknaden din. Bruker du disse tre strategiene, vil du dramatisk øke sjansene dine for at søknaden din er komplett, første gang! Så da er det vel bare å sette i gang?

Ønsker du mer nyttig informasjon som dette, levert rett til innboksen din? Da anbefaler jeg deg å melde deg på nyhetsbrevet mitt!